如何有效的與項(xiàng)目相關(guān)方溝通

項(xiàng)目管理永恒的主題是與人打交道。通常來(lái)講，項(xiàng)目經(jīng)理要面對(duì)幾類(lèi)人：客戶、項(xiàng)目成員、領(lǐng)導(dǎo)。

在項(xiàng)目中要了解客戶需求，將需求明確地傳達(dá)到項(xiàng)目組，讓項(xiàng)目成員了解有哪些工作需要做，在哪些時(shí)間節(jié)點(diǎn)上要交付哪些東西，以便能夠做合理的規(guī)劃。項(xiàng)目經(jīng)理不能代替職能部門(mén)的工作，而是要將技術(shù)，生產(chǎn)規(guī)劃，工藝制造，質(zhì)保，采購(gòu)，物流，包裝等等各部門(mén)串聯(lián)起來(lái)，將客戶技術(shù)要求的輸入變成最終產(chǎn)品的批產(chǎn)。

一個(gè)人埋頭做事容易，但是要那么多人一起做事就很難，所以需要溝通。同時(shí)還要將項(xiàng)目最新的情況傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，讓他們了解項(xiàng)目的進(jìn)展，存在哪些問(wèn)題需要解決，這樣才能夠在項(xiàng)目進(jìn)展出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，保證項(xiàng)目進(jìn)度。

1、溝通最重要的是及時(shí)有效
及時(shí)有效的溝通可以借助各方面的經(jīng)驗(yàn)和意見(jiàn)規(guī)避常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。若溝通不及時(shí)，嚴(yán)重的情況會(huì)使開(kāi)發(fā)方向偏離預(yù)定的目標(biāo)，造成各方面無(wú)謂的資源投入并影響后續(xù)節(jié)點(diǎn)。及時(shí)有效的匯報(bào)，讓管理層了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，并從更高層面為項(xiàng)目推進(jìn)提供必要的支持和幫助。

溝通如此重要，項(xiàng)目經(jīng)理需要在事先定義溝通原則。比如要規(guī)定每隔多久、要和哪些人，用什么形式溝通，溝通的內(nèi)容是什么。與項(xiàng)目成員的溝通，可以讓你清楚的了解目前項(xiàng)目的進(jìn)展，時(shí)間計(jì)劃是否需要調(diào)整。

對(duì)后續(xù)工作的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)起著至關(guān)重要的作用。項(xiàng)目組成員也知道有了問(wèn)題在何時(shí)能夠得到討論和解決。彼此溝通，能促進(jìn)事情順利完成，而缺乏溝通，不僅人與人之間少了默契與配合，更是會(huì)招來(lái)客戶的咆哮。

2、除了項(xiàng)目會(huì)議，還要定期向領(lǐng)導(dǎo)做溝通
把項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)、困難通過(guò)合理的方式讓領(lǐng)導(dǎo)知曉是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。這樣你可以通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的視角重新審視項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)，制定更好的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案。并且當(dāng)項(xiàng)目遇到重大困難時(shí)，向上級(jí)申請(qǐng)資源時(shí)得到幫助的可能性也會(huì)越高。

很多溝通原則都是潛規(guī)則，如果你在一個(gè)部門(mén)時(shí)間做長(zhǎng)了，對(duì)這些規(guī)則的運(yùn)用會(huì)覺(jué)得是一件理所應(yīng)當(dāng)?shù)氖虑�，但是，你現(xiàn)在面對(duì)的是多個(gè)部門(mén)甚至多個(gè)單位，并且有的時(shí)候你的組員中有對(duì)公司、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)并是不很了解的新同事，在這種情況下，不把溝通規(guī)則說(shuō)清楚，項(xiàng)目運(yùn)行就可能出現(xiàn)很多預(yù)想不到的問(wèn)題。

3、溝通是一門(mén)藝術(shù)
在進(jìn)行溝通之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)盡可能多地了解問(wèn)題的信息，了解相關(guān)溝通方的立場(chǎng)和利益訴求，推演溝通可能出現(xiàn)的結(jié)果，并思考如何選擇和回應(yīng)。項(xiàng)目管理就需要溝通藝術(shù)，通過(guò)協(xié)調(diào)、討論，使各職能部門(mén)達(dá)成一致意見(jiàn)，保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。
　　
我們要做的是“告訴相關(guān)方他們想聽(tīng)的”要避免相關(guān)方的干預(yù)；要管理他們的期望和興趣；需要跟相關(guān)方解釋將發(fā)生什么樣的改變；描述我們所期望的項(xiàng)目的最終狀態(tài)；要避免相關(guān)方產(chǎn)生“沒(méi)有人告訴我們”這樣的抱怨。